10 Regeln für effektive Meetings

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Möchten Sie Ihre Meetings noch besser strukturieren und steuern, um die bestmöglichen Ergebnisse zu bekommen?

Effektive Meetings zu planen und durchzuführen klingt so banal und dennoch ist es ein komplexer Prozess, der trainiert werden kann.

Sicherlich gelingt Ihnen das mit diesen 10 Regeln für effektive Meetings leichter.

10 Regeln für effektive Meetings

1. Agenda

Ersetzen Sie in Ihren Meetings die Tagesordnungspunkte durch Arbeitsziele.

Viele Agenden von Meetings bestehen nur aus Allgemeinplätzen oder Stichworten. Ein definiertes Arbeitsziel erleichtert nicht nur die Vorbereiung auf ein effektives Meeting, sondern auch der Erfolg (erreicht ja/nein?) lässt sich nach dem Meeting leichter messen.

2. Zeitvorgabe

Geben Sie für effektive Meetings die Zeit vor und vergewissern Sie sich, dass diese Ziele in der vorgesehenen Zeit erreicht werden können.

Beachten Sie dabei aber auch, dass wir häufig überschätzen, was wir kurzfristig erreichen wollen. Also lieber etwas Puffer mit einrechnen oder die Zeiten von „Experten“ absichern lassen.

3. Teilnehmer

Sagen Sie jeder/jedem Teilnehmer/in, weshalb Sie der Meinung sind, er/sie können zum Erreichen der Ziele beitragen.

Wer nichts zum Ergebnis beitragen kann, braucht auch nicht am Meeting teilzunehmen. Wenn Einzelne nur temporär anwesend sein müssen, organisieren Sie die Agenda entsprechend.

4. Unterlagen

Leiten Sie für effektive Meetings den Teilnehmer/innen rechtzeitig vor der Besprechung alle Unterlagen zu, mit denen die Vorbereitung auf die Arbeitsziele erfolgen soll.
Denken Sie aber auch daran: Nur eine Hand voll Unterlagen werden auch wirklich gelesen! Also keinen Overload im Vorfeld des Meetings!

5. Visualisierungen & Kreativitätstechniken

Unterstützen Sie das Erreichen der Ziele im Meeting durch geeignete Visualisierungs- und Kreativitätstechniken.

6. Moderator/in

Legen Sie in den Besprechungen immer eine/n Moderator/in fest, der/die alle Vollmachten besitzt, das Meeting

• zu steuern,
• zum Thema hin zuleiten,
• Abschweifungen und Monologe zu stoppen,
• destruktive Beiträge zu unterbinden,
• Schweiger zu ermutigen oder
• die Eloquenten zu zügeln.

7. Pünktlichkeit & Pausen

Beginnen Sie pünktlich mit dem wichtigsten Ziel und unterbrechen Sie das Meeting alle 45 Minuten für eine kurze Pause.

8. Zeitbegrenzung

Führen Sie keine „open end“-Meetings mehr durch.
Denn: Jede Aufgabe braucht solange zu ihrer Erfüllung, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt (1. Parkinson‘sche Gesetz).

Falls es doch einmal nötig sein sollte, dann teilen Sie mit der Einladung mit, dass es eventuell länger dauern könnte und klären Sie im Meeting – wenn sich ein längerer Zeitbedarf abzeichnet – ab, ob das für alle o. k. ist.

9. Konkrete Maßnahmen

Ersetzen Sie Protokolle durch Maßnahmenkataloge oder Statuslisten.

10. Nachverfolgung

Lassen Sie die pünktliche Realisierung dieser Maßnahmen kontrollieren und anmahnen.

Siehe auch: Führungs-Skills, Führungsinstrumente, Führungskompetenz, Führungsqualität, Kollegiale Fallberatung, Moderation