Leitfaden für Kündigungsgespräche: Professionell & respektvoll kündigen

Wenn für beide Seiten kein Reputationsschaden entsteht, das Risiko von Leistungseinbußen der verbleibenden Mitarbeiter verringert wird, ungewünschte Fluktuation verhindert und mögliche Kündigungsanfechtungen vermieden werden können.

Am Ende des Beitrags verraten wir Ihnen auch, wann Trennungsprozesse und Kündigungsgespräche Weltklasse-Niveau erreichen.

Die Bedeutung des ‚Wie‘ in Kündigungsgesprächen

Sobald die Entscheidung getroffen ist, steht das ‚Was‘ fest. Das ‚Wie‘ eines Kündigungsgesprächs ist oft entscheidender als das ‚Was‘. Doch wie diese Kündigungsgespräche geführt werden, darauf haben Führungskräfte und das Management durchaus erheblichen Einfluss.

Vorbereitung: Der Schlüssel zum Erfolg

Vorbereitung ist auch hier wieder das A und O. Sie erfahren hier jedoch mehr,  als nur, dass Sie sich inhaltlich gut vorbereitet , Unterlagen parat haben etc.

Haltung und Charakter in Kündigungsgesprächen

Haltung beweist Charakter.

So gestaltet sich Ihr Zielbild! Es geht um zwei Dinge:

Ihre Botschaft unmissverständlich zu vermitteln und das Gefühl zu beeinflussen, welches die Wahrnehmung prägt. Es ist deshalb so wichtig, dass Betroffene das Gespräch mit dem Gefühl verlassen, respektvoll und fair behandelt worden zu sein. Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, dass die Betroffenen ihre Würde behalten und keinen Gesichtsverlust erleiden. Mit dieser Haltung können Sie als Kündigende den Selbstwert des Betroffenen schützen.

Nur wie geht das? Dazu schauen wir uns jetzt das Gespräch selbst an. Denn es gibt in den Kündigungsgesprächen drei Phasen.

Die drei Phasen eines Kündigungsgesprächs

In Kündigungsgesprächen sind drei Phasen bedeutend:

1. Information
2. Begleitung,
3. Klärung.

Bevor Sie erfahren, wie Sie das Gespräch genau führen, zunächst ein weiterer Tipp für Sie:

Die Vorteile Rolle einer dritten Person im Kündigungsgespräch

1. Dieser bestätigen kann, dass die Kündigungsnachricht ausgesprochen und vom Betroffenen verstanden wurde.
2. Wenn die Situation eskaliert, kann eine zusätzliche Person im Raum dazu beitragen, die Gemüter zu beruhigen und die Spannungen abzumildern.
3. Die Anwesenheit eines Personalers dem Kündigungsgespräch einen formelleren Rahmen gibt, insbesondere wenn Sie und die betroffene Person eine eher freundschaftliche Beziehung haben.
4. Jemand aus der Personalabteilung Fragen zu den Kündigungsbedingungen klären kann.
5. Aus rechtlichen Gründen ist es sicherer, einen Zeugen für das Gespräch dabei zu haben.

1. Informationsphase in Kündigungsgesprächen

Effektive Kommunikation in der Informationsphase
Es ist essentiell und würdevoller, wenn Sie direkt in den ersten fünf Sätzen auf den Punkt kommen. Aber wie genau?

Auch hier sind wieder Ich-Botschaften ganz entscheidend. Forschungen zeigen, dass viele Führungskräfte versuchen, negative Nachrichten in einem positiveren Licht darzustellen, um den Frust der Mitarbeiter zu minimieren und das Gefühl von Fairness zu vermitteln. Bevor man schlechte Neuigkeiten überbringt, ist es wichtig, eine Art „Vorankündigung“ zu machen. Ein solcher Hinweis bereitet die Mitarbeiter auf die Tragweite des Gesprächs vor und mildert gleichzeitig die Schockstarre ab.

Der richtige Einstieg in das Gespräch

Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit einer sorgfältigen Gesprächseröffnung. Da dies so zentral ist, rate ich Ihnen, Ihre einleitenden Worte sorgfältig zu wählen und sich gezielt darauf vorzubereiten. Wir wären ja nicht typisch „Jansens“, hätten wir nicht gleich ein paar Beispiele für Sie parat.

1. Die Vorankündigung

Negativ:
Vermeiden Sie Formulierungen wie „Ich überbringe Ihnen heute schlechte Nachrichten„, da diese zu wenig eigene Verantwortung übernehmen. In Trennungsgesprächen spielt die Sprache eine besonders zentrale Rolle.

Bessere Varianten:

1. „Der Hintergrund unseres heutigen Gesprächs ist leider keine gute Nachricht.“
2. „Leider habe ich heute unerfreuliche Nachrichten für Sie.“
3. „Es fällt mir schwer, Ihnen heute eine schlechte Mitteilung zu machen.“

Klarheit und Einfühlsamkeit schließen sich ja nicht aus.

2. Die eigentliche Botschaft

Hier einige Beispielformulierungen. Solche Botschaften sind von Natur aus schmerzvoll.

Mögliche Varianten:

1. „Heute endet leider unsere berufliche Zusammenarbeit.“
2. „Mit Beachtung der gesetzlichen Fristen kündige ich heute Ihr Arbeitsverhältnis zum [Datum].“
3. „Trotz Ihrer Leistungen zwingt uns die Lage (Begründung), Sie zu entlassen.“
4. „Aufgrund der aktuellen Lage müssen wir Ihnen leider kündigen. Trotz Ihrer wertvollen Arbeit.“

Zusätzliche Tipps:
Die Begriffe „Kündigungsgespräch“ und „Trennungsgespräch“ werden oft synonym verwendet, doch es gibt Unterschiede. Bei einer Kündigung: Stellen Sie sicher, dass sowohl inhaltlich als auch im Kündigungsschreiben klar zum Ausdruck kommt, dass es sich um eine Kündigung handelt. Die Personalabteilung sollte erfahrene Juristen hinzuziehen, die mit der aktuellen Rechtsprechung vertraut sind. Dies hilft dabei, klassische Fehler im Vorfeld zu vermeiden.

Nutzen Sie bei Kündigungsgesprächen kurze, klare Sätze. Das minimiert Missverständnisse in emotionalen Situationen.

3. Die Begründung

Die 3 unverzichtbaren Elemente:

Bei Gesprächen über eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind folgende Aspekte wichtig:

1. Warum die Trennung notwendig ist.
2. Die maßgeblichen Gründe für diese Entscheidung.
3. Der festgelegte Termin der Kündigung.

Wichtig ist hier folgendes:

Aktueller Zeitpunkt

Beziehen Sie sich auf den aktuellen Zeitpunkt und geben Sie eine wahrhaftige Begründung an, warum es heute notwendig ist, die Kündigung auszusprechen.

Schuldzuweisungen vermeiden

Auch bei verhaltensbedingten Kündigungen oder Betroffenen mit limitierter Leistung: Vermeiden Sie Schuldzuweisungen wie „Sie hätten doch …“. Schuldzuweisungen, um Absolution zu erhalten, sind wenig hilfreich und tragen nicht zur Zielsetzung bei.Viel wichtiger ist es im Vorfeld, gute Führung zu zeigen.

Unser Geheim-Tipp:

Sollten Sie unser Video „Faire Kündigung in der Probezeit“ noch nicht gesehen haben, empfehlen wir Ihnen, dies nachzuholen. Hier erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie in der Probezeit fair kündigen können. Denn es ist wichtig, dass es genug unmissverständliche Termine gab und die Betroffenen über ihre mangelnde Performance informiert waren, damit Sie sich in dem Fall darauf beziehen können.

Klare Gründe nennen

Bei allen, auch bei Leistungsträgern, gilt:
Sie sollten Ihren Mitarbeiter/innen in den Kündigungsgesprächen klare Gründe liefern, die sie verstehen und weitergeben können. Das ermöglicht ihnen, die Situation gegenüber Kollegen, Freunden und Familie selbstsicher zu erläutern und ihr Selbstbild positiv zu bewahren.

Jetzt kommen wir zum anspruchsvollsten Teil des Kündigungsgesprächs.