Aufgaben delegieren – Wie funktioniert richtige Delegation?

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Warum delegieren manche Führungskräfte so wenig?

Eigentlich können Sie als Führungskraft bei der Delegation am Ende nur gewinnen. Sie können effektiver sein, Sie gewinnen Zeit und schaffen für Ihre Mitarbeiter Transparenz. Ihre Mitarbeiter können sich Spezialwissen aneignen oder es bereits direkt nutzen und Sie können dadurch bei Ihren Mitarbeitern für Erfolgserlebnisse sorgen.

Aber gibt es bei der Delegation wirklich nur Vorteile?

Besonders durch unsere Business Coachings mit erfahrenden Führungskräften wissen wir, dass die Vorteile für Führungskräfte nur ein Teil der Medaille sind.

Was Ihnen nicht bewusst ist, können Sie auch nicht verändern. Erfahren Sie hier, was Sie wissen müssen, um Ihre Delegation zu optimieren.

Gute gründe für richtige Delegation

„Wer allein arbeitet, addiert.
Wer zusammenarbeitet, multipliziert.“
(Orientalische Weisheit)

Lassen Sie uns zunächst nach dem eigentlichen Grund schauen, warum manche Führungskräfte zu wenig delegieren.

Angst von Führungskräften vor der Delegation

Die Ursachen von mangelnder Delegation

In verschiedenen Untersuchungen werden folgende generelle Gründe benannt:

• Führungskräfte sind gewohnt, die Aufgabe selbst durchzuführen. Überlegungen, ob und wie Tätigkeiten abgegeben werden können, werden nicht gemacht.
• Eine Führungskraft ist nicht bereit, bestimmte “Lieblingsaufgaben” zu delegieren.
• Führungskräfte haben eine klare Vorstellung, wie eine Aufgabe erledigt werden muss und wie das Ergebnis genau aussehen soll. Sie haben womöglich die Erfahrung gemacht, dass Sie nach der Delegation mit dem Ergebnis nicht zufrieden waren und/oder es zu lange gedauert hat.
• Führungskräfte haben zu wenig Geduld, um aus “Auszubildenden” mit einem gewissen Investment “Meister” zu machen.
• Viele Führungskräfte managen zwar riesige Projekte, Budgets oder Abteilungen, sind jedoch nicht selten unfähig zur Organisation der eigenen Arbeit.
  Nach dem Motto “Keine Zeit!” wird die Aufgabe notwendigerweise sofort selbst erledigt, ohne dabei die Grundzüge der Effektivität und Effizienz zu betrachten.
• Führungskräfte lassen ohne entsprechende Nachfragen Rückdelegationen zu.
• Führungskräfte haben Sorge, dass der Mitarbeiter die Aufgabe besser als sie machen und dadurch nach und nach die eigene Position gefährdet wird oder sie dadurch an Ansehen oder Autorität verlieren.
• Führungskräfte haben Angst vor Kontrollverlust oder Verlust der Übersicht.

Quick-win für bessere Delegation

Richtige Delegation im Alltag

1. Bei jeder Aufgabe, die Sie delegieren wollen, sollten Sie sich zuerst Gedanken über den Reifegrad / Entwicklungsstand des Mitarbeiters machen.
2. Vergewissern Sie sich, dass Sie die zu delegierende Aufgabe selbst verstehen.
3. Verwechseln Sie nicht delegieren mit veranlassen oder dem abschieben uninteressanter Aufgaben! Mitarbeitern sollten Sie nicht nur Aufgaben übertragen, sondern auch die damit verbundenen Entscheidungs- und Handlungsbefugnisse.
4. Wenden Sie die oben beschriebene 7-W-Regel an, um Ihre Delegation zu strukturieren.
5. Greifen Sie nicht ohne zwingende Notwendigkeit in den Delegationsbereich des Mitarbeiters ein. Falls ein Eingreifen nötig wird, begründen Sie Ihre Entscheidung gegenüber dem Mitarbeiter. Sorgen Sie für Zutrauen und positive Unterstützung während der Delegation.
6. Greifen Sie nicht ohne zwingende Notwendigkeit in den Delegationsbereich des Mitarbeiters ein. Falls ein Eingreifen nötig wird, begründen Sie Ihre Entscheidung gegenüber dem Mitarbeiter. Sorgen Sie für Zutrauen und positive Unterstützung während der Delegation.
7. Helfen Sie den Mitarbeitern dabei zu erkennen, wann eine kritische Situation eintritt und Sie hinzugezogen werden sollten.
8. Beteiligen Sie den Mitarbeiter zunehmend entsprechend des Reifegrades, um das Verantwortungsgefühl zu steigern.
9. Verstehen Sie Aufsichtskontrolle nicht als Dauerkontrolle oder Totalüberwachung! Beschränken Sie sich soweit als möglich auf Ergebniskontrolle. Überprüfen Sie gemeinsam die Ergebnisse und geben Sie ein angemessenes und aussagekräftiges Feedback.
10. Wenn Fehler passieren, reagieren sie besonnen und nicht mit Vorwürfen.

Viele Führungskräfte unterschätzen auch, dass Delegation auch eine Form der Wertschätzung ist. Indem Sie delegieren, signalisieren Sie auch Zutrauen in die Kompetenz des Mitarbeiters. Und Sie wissen es am besten, wie wichtig Wertschätzung als wichtiges Führungsinstrument ist.

Und jetzt?

Sie erinnern sich, wenn Sie Aufgaben delegieren und die Empfehlungen „richtige Delegation“ aus diesem Beitrag auch umsetzen, können Sie sich viel leichter auf Ihre wesentlichen Tätigkeiten fokussieren.

Oder möchten Sie sich oder Ihre Führungskräfte lieber von einem erfahrenen Experten unterstützen lassen?

Führungskompetenz erweitern: Ihr nächster Schritt

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

 

Siehe auch: Führung, Führungs-Skills, Führungskompetenz, Führungsqualität, Leadership, Leadership Development, Leadership Qualitäten, Leadership Skills