Delegieren lernen – So nutzen Sie für die Delegation das situative Führungsmodell

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Wieviel Freiraum brauchen Mitarbeiter für Spitzenleistung?

Delegieren kann man methodisch lernen.

Der Grund, weshalb sehr erfolgreiche Führungskräfte so erfolgreich sind, liegt daran, dass sie die eigenen Mitarbeiter optimal lenken und effizient einsetzen.

Sie können sich als Führungskraft zwar nicht der Gesamtverantwortung entziehen, jedoch ist es für Ihren Erfolg ganz entscheidend, die richtigen Dinge zu delegieren. Dabei gilt es auch herauszufinden, mit wieviel Freiraum Sie dabei die besten Ergebnisse erzielen.

Nutzen Sie dafür diese Erkenntnisse aus der Praxis. So wissen Sie genau, wie viel Freiraum, sie bei der Delegation geben sollten.

Delegieren lernen

Warum Delegation oft schwer fällt

In verschiedenen Untersuchungen werden folgende generelle Gründe benannt:

• Führungskräfte sind gewohnt, die Aufgabe selbst durchzuführen. Überlegungen, ob und wie Tätigkeiten abgegeben werden können, werden nicht gemacht.
• Eine Führungskraft ist nicht bereit, bestimmte “Lieblingsaufgaben” zu delegieren.
• Führungskräfte haben eine klare Vorstellung, wie eine Aufgabe erledigt werden muss und wie das Ergebnis genau aussehen soll. Sie haben womöglich die Erfahrung gemacht, dass Sie nach der Delegation mit dem Ergebnis nicht zufrieden waren und/oder es zu lange gedauert hat.
• Führungskräfte haben zu wenig Geduld, um aus “Auszubildenden” mit einem gewissen Investment “Meister” zu machen.
• Viele Führungskräfte managen zwar riesige Projekte, Budgets oder Abteilungen, sind jedoch nicht selten unfähig zur Organisation der eigenen Arbeit.
  Nach dem Motto “Keine Zeit!” wird die Aufgabe notwendigerweise sofort selbst erledigt, ohne dabei die Grundzüge der Effektivität und Effizienz zu betrachten.
• Oder Führungskräfte lassen ohne entsprechende Nachfragen Rückdelegationen zu.
• Einige Führungskräfte haben aber auch die Sorge, dass der Mitarbeiter die Aufgabe besser als sie machen. Sie befürchten, dass dadurch nach und nach die eigene Position gefährdet wird oder sie dadurch an Ansehen oder Autorität verlieren.
• Führungskräfte haben Angst vor Kontrollverlust oder Verlust der Übersicht.

Delegieren lernen – Quick win

Die Voraussetzung für Delegation

Delegation beinhaltet die Festlegung von Verantwortungsbereichen, die wesentlich davon abhängen, wie genau uns die Einschätzung und Wahrnehmung der

• Kenntnisse,
• Fähigkeiten,
• Motive und des Selbstvertrauens des Delegationsempfängers

gelingt.

Zudem sollten wir nach dem „Kongruenzprinzip“ (Leuzinger/Luterbach, 1987) daran denken, in gleichem Maß

• Aufgabe,
• Kompetenz &
• Verantwortung (im Sinne der Handlungsverantwortung)

zu übertragen.

Delegieren lernen einfach gemacht

Vielleicht stellen Sie sich auch die Frage:

Wieviel Freiraum brauchen Mitarbeiter für Spitzenleistung?

Das ist zwar eine gute Frage, die aber nicht allgemeingültig beantwortet werden kann.

Denn:

In Kombination ist jede Situation, jedes Team und jede Führungskraft anders.

Damit Sie sich jedoch diese Frage in der jeweiligen Situation bei Ihrem Team beantworten können, haben wir für Sie ein einfaches Instrument zusammengestellt.

So wissen Sie genau, wie viel Freiraum, sie bei der Delegation geben sollten, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Die Anwendung des situativen Führungsmodells bei der Delegation

Das situative Führungsmodell ist von Paul Hersey und Ken Blanchard entwickelt worden.

Das situative Führungsmodell geht von der Annahme aus, dass die Effektivität und der Erfolg des Führens von der Übereinstimmung von Führungsstil und Entwicklungsgrad des Mitarbeiters  abhängt.

Hersey und Blanchard geben dabei folgende Beschreibungshilfe für die Einstufung in die vier Entwicklungsgrade:

1. Entwicklungsstufe (E1)

• Mitarbeiter ist engagiert, aber nicht unbedingt kompetent
• Mitarbeiter kann einzelne, sorgfältig durchstrukturierte Aufgaben ausführen
• Kenntnisse und Fähigkeiten sind begrenzt vorhanden
• Unterweisung über Ziel, Aufgabe und den Lösungsweg erforderlich
• Mitarbeiter lernt in der Regel schnell

2. Entwicklungsstufe (E2)

• Aufbauend auf E1 ist der Mitarbeiter in der Lage, sich selbst Gedanken über
  Strukturierungsmöglichkeiten zu machen
• Teilaufgaben werden beherrscht
• Der Mitarbeiter lernt langsamer, da bereits „Glaubenssätze“ zur
  Vorgehensweisen etc. bestehen
• Intensives Feedback ist besonders wichtig

3. Entwicklungsstufe (E3)

• Mitarbeiter beherrscht einen Aufgabenbereich von der Planung über die Problemlösung bis hin zur Überprüfung
• Supervision und Coaching werden benötigt, um die Gesamtverantwortung übernehmen zu können
• Der Mitarbeiter ist kompetent, aber ungleichmäßig engagiert
• Risikofreude und Mut, sich neuen Aufgaben und Herausforderungen zu stellen, kann durch Entwicklung des Selbstvertrauens erfolgen

4. Entwicklungsstufe (E4)

• Mitarbeiter ist kompetent und engagiert und braucht kaum noch Unterstützung
  (z.B. im Rahmen von Management by Exception)
• Mitarbeiter ist fähig, einen Aufgabenbereich komplett, ohne Hilfe und
  Überwachung auszuführen

Wie geht richtiges delegieren?

Richtige Delegation im Alltag

1. Bei jeder Aufgabe, die Sie delegieren wollen, sollten Sie sich zuerst Gedanken über den Reifegrad / Entwicklungsstufe machen.
   Nutzen Sie dazu einfach die o.g. Beschreibungshilfe für die Einstufung in die vier Entwicklungsgraden des Mitarbeiters.
2. Vergewissern Sie sich, dass Sie die zu delegierende Aufgabe selbst verstehen.
3. Verwechseln Sie nicht delegieren mit veranlassen oder dem abschieben uninteressanter Aufgaben!
   Denn: Mitarbeitern sollten Sie nicht nur Aufgaben übertragen, sondern auch die damit verbundenen Entscheidungs- und Handlungsbefugnisse.
4. Strukturieren Sie Ihre Delegation. Mehr dazu erfahren Sie später.
5. Greifen Sie nicht ohne zwingende Notwendigkeit in den Delegationsbereich des Mitarbeiters ein. Wenn doch ein Eingreifen nötig wird, begründen Sie Ihre Entscheidung gegenüber dem Mitarbeiter. Aber sorgen Sie für Zutrauen und positive Unterstützung während der Delegation.
6. Helfen Sie den Mitarbeitern dabei zu erkennen, wann eine kritische Situation eintritt und Sie hinzugezogen werden sollten.
7. Beteiligen Sie den Mitarbeiter zunehmend entsprechend des Reifegrades, um das Verantwortungsgefühl zu steigern.
8. Verstehen Sie Aufsichtskontrolle nicht als Dauerkontrolle oder Totalüberwachung!
   Mit anderen Worten: Beschränken Sie sich soweit als möglich auf Ergebniskontrolle. Überprüfen Sie gemeinsam die Ergebnisse und geben Sie ein angemessenes und aussagekräftiges Feedback.
9. Wenn Fehler passieren, reagieren sie besonnen und nicht mit Vorwürfen.

Vielleicht stellen Sie sich jetzt noch die Frage:

Was muss ich bei der Delegation noch beachten, um bestmögliche Ergebnisse zu bekommen?

Ach hierfür haben wir für Sie weitere wirksame Tipps aus der Praxis

Richtig delegieren – Wie funktioniert optimale Aufgabendelegation? zusammengestellt.

Und jetzt?

Sie erinnern sich, wenn Sie Aufgaben delegieren und auch die Empfehlungen aus dem weiteren Beitrag „richtige Delegation“ umsetzen, können Sie sich viel leichter auf Ihre wesentlichen Tätigkeiten fokussieren. Das einzige, was Sie tun müssen ist, zunächst Schritt für Schritt die Inhalte der Beiträge umsetzen.

Oder möchten Sie sich oder Ihre Führungskräfte lieber  von einem erfahrenen Experten unterstützen lassen?

Führungskompetenz erweitern: Ihr nächster Schritt

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

Siehe auch: Leadership Development, Leadership Qualitäten, Leadership Skills