Optimale Arbeitsplatzgestaltung – Gratis-Tipps

Performancesteigerung

Haben Sie eine optimale Arbeitsplatzgestaltung?

Oder sieht Ihr Schreibtisch noch so ähnlich aus?

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung beschäftigen jeden Angestellten gut 70 Arbeitstage im Jahr mit suchen, aufräumen und organisieren.

Das ist sicher einer der Gründe dafür, warum Führungskräfte bei ihren Mitarbeitern chaotische Schreibtische negativ beurteilen. Unser Arbeitsplatz sagt etwas über uns aus und ist auch eine Art Visitenkarte.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Arbeitsplatz so gestalten, dass Sie leicht Ordnung halten und effektiv Ihre Aufgaben erledigen können.

Arbeitsorganisation & Arbeitsplatzgestaltung

Nachfolgend einige Hinweise, um Ihren Arbeitsplatz zu optimieren:

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 1

Ablagekörbe

An vielen der von uns zur Optimierung besuchten Arbeitsplätze finden wir trotz Digitalisierung zur Vorsortierung der Aufgaben oder zur Zwischenablage diverse Ablagekörbe.

Wir empfehlen Ihnen, nur maximal zwei Körbe einzurichten: Im ersten Korb (IN-Korb) liegen alle physischen Informationen und Jobs, die Sie noch nicht „in Bearbeitung“ haben (also z. B. eingehende Post).

Lassen Sie in Zukunft nicht mehr zu, dass Ihnen Unterlagen direkt auf den Schreibtisch gelegt werden; diese gehören ab sofort in den IN-Korb.

Als zweiten Korb können Sie einen OUT-Korb für alle die Vorgänge anlegen, die Sie bearbeitet haben und die nun ihr Büro „verlassen“.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 2

Arbeits-/Schreibfläche

Wir empfehlen Ihnen dringend, die Arbeits- und Schreibfläche grundsätzlich frei zu halten; auf Ihrem Tisch sollte nur der im Moment bearbeitete Vorgang liegen. Die meisten Menschen sortieren nur deshalb die zu bearbeitenden Vorgänge auf ihrem Tisch, weil sie denken, diese ansonsten aus dem Auge zu verlieren; dies kann uns mit unserer Aktivitäten-Checkliste (ACL) aus unserem Beitrag zum Thema Kinetisches Zeitmanagement®. nicht mehr passieren.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 3

Hol- und Greifbereiche

Bitte unterscheiden Sie künftig zwischen dem Hol- und Greifbereich.
In den Greifbereich gehören alle Hilfsmittel und Geräte, die Sie schnell zur Hand haben müssen (also z. B. Schere, Locher, Ihr Handy usw.; das fünf-bändige Werk „Der GmbH-Geschäftsführer“ gehört selten zu dieser Gruppe!).

In den Holbereich gehören alle die Dinge, die Sie lediglich temporär benötigen und für die Sie einige Schritte zum Schrank oder ins Vorzimmer gehen können.
REFA-Organisationsuntersuchungen haben ergeben, dass viel Zeit mit unnötigen Wegen vertan wird.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 4

Lichteinfall

Achten Sie bitte bei der Anordnung Ihrer Tischlampe darauf, dass das Licht bei Rechtshändern von links einfällt; so vermeiden Sie Schattenbildung beim Schreiben. Ausreichende Lichtverhältnisse sind ein „Muss“ für einen guten Arbeitsplatz.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 5

Wiedervorlage-Mappen

Die meisten Wiedervorlage-Mappen dienen der versteckten Vorsortierung von Aufgaben; unsere Erfahrungen zeigen zudem, dass viele Vorgänge in den Wiedervorlage-Mappen eben doch nicht wieder vorgelegt werden. Ein weiteres Problem stellt sich bei der Suche nach Vorgängen: Da die meisten Vorgänge lediglich eingelegt werden, muss bei jedem Suchvorgang die gesamte Mappe durchgeblättert werden („Wo ist denn Vorgang XY?“ – „Muss in der WV-Mappe sein.“).

Wir empfehlen Ihnen, nach Möglichkeit Ihre Wiedervorlage-Mappe abzuschaffen und die offenen Vorgänge in eine Arbeitsplatzablage einzustellen, die die eindeutige Identifizierung von Vorgängen erlaubt und zum Beispiel über Ihren PC verwaltet wird.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 6

Vorordner oder Arbeitsplatzarchiv

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung beschäftigt sich jeder Angestellte gut 70 Arbeitstage im Jahr mit suchen, aufräumen und organisieren.

Gutes Selbstmanagement bedeutet auch, keine Zeit für unnötiges Suchen und Aufräumen verschwenden.

Störende Dinge und Unwichtiges binden Ihre Aufmerksamkeit. Verbannen Sie deshalb diese Dinge aus Ihrem Blickfeld.

Umgekehrt hören wir aber oft: „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Das, was wir nicht direkt vor Augen haben, vergessen wir schnell.

Das ist für Sie kein Thema mehr, sofern Sie eine funktionierende „To-do-Liste“ führen, in der Sie auch ggf. den Ablageort physischer Vorgänge eintragen (das meiste ist heute sowieso elektronisch oder in E-Mails vorhanden).

Falls Sie gerne auch wissen möchten, wie Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen, finden Sie im Artikel Informationsflut wertvolle Informationen.

Die Idee der Arbeitsplatzablage ist mit einem Vorordner gut zu leisten. Ein Vorordner (Ordner mit „Ziehharmonika-Technik“ und Laschen von 1-31) bietet Ihnen die Möglichkeit, „normale“ Papiervorgänge in eine Art „chaotisches Lager“ (Sie nehmen die nächste Lasche, die frei ist) einzustellen; die Laschennummer notieren Sie dann in Ihrer Aktivitäten-Checkliste (ACL) und können so jederzeit den Vorgang wieder finden.

Ein weiterer Vorteil:

Auch wenn Sie selbst einmal nicht an Ihrem Arbeitsplatz sein sollten, können Dritte jederzeit schnell und unkompliziert mit Ihrer ACL die Klassifizierung und den „Lagerort“ identifizieren.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 7

„Braune“ Ordner

Ein letzter Tipp gilt den „braunen“ Ordnern an Ihrem Arbeitsplatz; wir haben im Rahmen unserer Organisationsanalysen festgestellt, dass es an fast jedem Arbeitsplatz einen derartigen Ordner gibt, auch wenn er eine andere Farbe haben sollte. „Braune“ Ordner heißen deshalb so, weil in Ihnen all jener „Sch….“ verschwindet, den Sie ansonsten nicht eindeutig zuordnen können. Wir empfehlen Ihnen dringend, diese Ordner schnellstens aufzulösen und die darin enthaltenen Vorgänge „ordnungsgemäß“ abzulegen oder zu vernichten.

Arbeitsplatzgestaltung Tipp 8

Durch äußere Ordnung zur inneren Ordnung

Zusätzlich zu ihrem Arbeitsplatz leiden viele Menschen auch Zuhause unter unerledigten Dingen und zu viel Unordnung. Jedoch sind es gerade die unerledigten Dinge, das Durcheinander und alter Kram, die verhindern, dass sich der gewünschte Überfluss einstellt.

• Wenn Sie sich von Altem trennen, schaffen Sie Raum für etwas Neues.
• Wenn Sie sich nicht von den Dingen trennen, die Sie nicht mehr brauchen, programmieren Sie Ihr Unterbewusstsein, als fehlten Ihnen die Fähigkeiten, genügend Geld zu verdienen, um neue Sachen kaufen zu können.

Da Chaos und alles, was noch nicht vollendet ist, Ihnen zudem wertvolle Aufmerksamkeit und Energie raubt, haben wir für Sie als Inspirationsquelle eine Checkliste – Bringen Sie Ihr Leben in Ordnung  als Sonderbonus erstellt.

Dinge, die Sie privat stören, beeinträchtigen auch Ihren beruflichen Erfolg. Es sind oft Kleinigkeiten, die weder dringend noch lebensbedrohlich sind. Wenn Sie sich wünschen, dass diese Dinge anders wären, ziehen Sie Ihnen jedoch jedes Mal bewusst und unbewusst Energie ab.

• Nutzen Sie diese Checkliste für sich als Inspirationsquelle.
• Schauen Sie sich in Ihrem Umfeld um und ergänzen Sie auf dieser Checkliste alles, was Sie stört und ärgert.
• Wählen Sie für Ihren Start die Aufgaben, deren Erledigung am meisten Energie freisetzen und Ihnen geistigen und physischen Bewegungsspielraum bringen.

Weitere konkrete Lösungen zur Steigerung Ihrer Produktivität erhalten Sie in unserem Beitrag Performance Coaching.

Siehe auch: Kinetisches Zeitmanagement, Performance Coaching, Selbstmanagement, Steigerung Performance