Tipps für einen guten Rapport

Kommunikation-Sales und Vertrieb-Topnews

Was genau bedeutet der Ausdruck Rapport?

Rapport bezeichnet vertrauensvolle Beziehung, wie sie zwischen Kunden, Coachees oder Therapeuten entsteht. Es beschreibt einen Zustand, in dem Menschen verbal und nonverbal aufeinander bezogen sind – wie Wikipedia es in der Psychologie formuliert: „Ein Zustand von Harmonie und Bezogenheit, z. B. in der Hypnose.“

Es geht um Vertrauen, Verständnis und Respekt. Sicher kennen Sie das Gefühl: „Die Chemie stimmt.“ Genau darum geht es bei der Definition Rapport – um das Gefühl einer tiefen Verbindung.

Ihr „Navigationsmenü“

In diesem Beitrag erfahren Sie ein ausführliches Spektrum wie Sie gezielt und schnell eine Verbindung aufbauen, um Ihre Ziele effektiv zu erreichen.

Warum ist Rapport wichtig?

Rapport ist unverzichtbar, um Menschen zu überzeugen – sei es in der Führung, im Verkauf oder bei Gesprächen, die Entscheidungen vorantreiben.

Auch in der Psychologie, Hypnotherapie und Medizin fördert Rapport Vertrauen und Offenheit. Ein guter Rapport ermöglicht bessere Ergebnisse in Coachings oder Therapien, da sich Klienten, Patienten oder Kunden wohler fühlen und bereit sind, sich auf den Prozess einzulassen.

Je enger die Beziehung, desto kooperativer wird das Gegenüber – eine Grundlage für Ergebnisse, die für beide Seiten vorteilhaft sind.

Sie möchten im Business schneller überzeugen?

Und eine gute Verbindung – eine gemeinsame „Wellenlänge“ – zu Ihrem Gegenüber herstellen?

Ob bei Kritikgesprächen, Verhandlungen, Meetings oder in der Beratung: Entscheidend ist, eine menschliche Nähe zu schaffen. Diese Bezeichnung „gute Draht“ bildet die Basis für erfolgreiche Kommunikation.

Die Psychologie des Rapport: Wie funktioniert es?

Menschen fühlen sich wohler, wenn sie das Gefühl haben, verstanden und akzeptiert zu werden. Durch bewusste Zuwendung und „Spiegelverhalten“ – also das Angleichen von Körpersprache, Sprachmustern oder Tonfall – können Sie dieses Gefühl gezielt verstärken.

Vielleicht haben Sie schon bemerkt, dass sich Menschen, die sich gut verstehen, oft unbewusst in ihrer Körperhaltung oder Gestik synchronisieren. Oder Sie haben erlebt, wie die Anpassung an den Kleidungsstil eines Kunden die Beziehungsebene positiv beeinflusst. Das ist Rapport in der Praxis.

Selbst ohne bewusste Anstrengung entsteht oft eine Grundform des Rapport, ausgelöst durch die Aktivierung unserer Spiegelneuronen – ein Mechanismus, der uns intuitiv mit anderen verbindet. Das hängt mit unseren Spiegelneuronen im Gehirn zusammen.

Welche Rolle spielen nonverbale Signale beim Rapport?

Die verbalen und nonverbalen Zeichen sind ein Schlüssel zum Aufbau von Rapport. Körpersprache, Mimik und Augenkontakt beeinflussen entscheidend, wie andere Sie wahrnehmen. Eine offene, einladende Haltung und das Einstellen auf die nonverbalen Zeichen Ihres Gegenübers können Vertrauen schaffen und die Verbindung stärken.

Diese subtile Abstimmung vermittelt, dass Sie die andere Person respektieren und verstehen. So entsteht eine Basis für eine harmonische und erfolgreiche Kommunikation.

Zunächst: Schnelle Tipps für guten Rapport

Nutzen Sie verbale und nonverbale Hinweise, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Das Ziel ist es, ein Gefühl der Übereinstimmung zu erzeugen, welches die Grundlage für eine produktive Beziehung bildet.

Eine schnelle und einfache Möglichkeit, Rapport für eine professionelle Interaktion herzustellen, bietet das „Spiegeln“ von nonverbalen Ausdrucksweisen und das Angleichen („Pacing“) des Sprachmusters.

Den „guten Draht“ können wir zielgerichteter stärken, indem wir uns aktiv auf den Gegenüber beziehen, z. B.:

Pacing / Pacen (Spiegeln & Synchronisation)

Im Englischen bedeutet ‚to pace’ im gleichen Schritt gehen. Im NLP beschreibt Pacing den Prozess des Spiegelns von Interaktionspartnern. Das Spiegeln umfasst sprachliche und körperliche Elemente.

Sein Zweck ist es, „die Landkarte des anderen zu betreten“, um ihn dort abzuholen, wo er/sie gerade ist.

Hierbei öffnet man sich der Realität, der Welt seines Gegenübers, indem man das eigene Verhalten dem anpasst, was man von dem anderen wahrnimmt – mit positiver Wirkung auf die Beziehung auf einer unbewussten Erlebensebene.

Denn an diesem spiegelbildlichen Verhalten lässt sich ablesen, wie harmonisch eine Beziehung oder ein Gespräch ist. Man stellt sich auf den anderen dadurch ein, dass man ihm quasi „ähnlich wird“ und damit Rapport unterstützt.

Menschen vertrauen Menschen, von denen sie wahrnehmen, dass sie ihnen ähnlich sind und sich dadurch wiederfinden. Mit der Zeit wird Ihr Gegenüber unterbewusst Vertrauen gewinnen.

Angleichen von:

• Stimme, Tonlage, Lautstärke, Rhythmus
• Wortwahl & Sprachmuster (im selben Repräsentationssystem, Schlüsselwörter)
• Atemrhythmus
• Bewegungen, Tempo, Dynamik
• Körperhaltung

Cross Pacing / Überkreuz-Spiegeln

Indem etwa Atem oder eine andere Veränderung mit einer Bewegung eines anderen Körperteils aufgenommen wird; z. B. jedes Mal, wenn A sich am Kinn kratzt, bewegt B den Daumen oder der Rhythmus des Sprechens wird mit Bewegungen der Fußspitze aufgenommen. Auch das schafft eine vertrauensvolle Übereinstimmung.

Zeitlich versetztes Spiegeln

Indem ich z. B. Beinbewegungen von A analog, aber verspätet, aufnehme.

Das NLP-Prinzip von Spiegeln und Führen (Pacing und Leading) ist die Grundlage der Änderungs-Techniken des NLP: Es beruht auf der Annahme, dass es zuerst  notwendig ist, den anderen anzugleichen, seine Welt zu betreten und mit ihm in Rapport zu kommen.

Erst wenn man jemanden dort abgeholt hat, wo er ist (Pacing), kann man ihn dorthin einladen, wo man mit ihm hin möchte (Leading).

Aber bitte nicht „nachäffen“. Das alles sollte subtil geschehen!

Weitere Techniken zur Verbesserung des Rapports

1. Strukturierte Gesprächsführung: Für eine noch strukturiertere und effektive Gesprächsführung können Sie das bewährte RÜBER®-Modell einsetzen.
   Erfahren Sie hier in unserem Beitrag Das RÜBER-MODELL, wie Sie diese Technik gezielt in Ihren Gesprächen und Meetings anwenden können
2. Aktives Zuhören: Zeigen Sie echtes Interesse an der anderen Person. Wiederholen Sie zentrale Aussagen, Feedback oder stellen Sie gezielte Rückfragen, um Aufmerksamkeit und Verständnis zu signalisieren.
3. Nonverbale Signale nutzen: Achten Sie auf eine offene Körperhaltung, freundlichen Blickkontakt und eine entspannte Mimik. Stimmen Sie Ihre körperliche Haltung sanft auf Ihr Gegenüber ab, ohne unnatürlich zu wirken.
4. Gemeinsame Themen entdecken: Gemeinsamkeiten schaffen Vertrauen. Suchen Sie nach ähnlichen Interessen oder geteilten Erfahrungen, um eine hilfreiche Gesprächsbasis zu fördern.
5. Sprachliche Anpassung: Verwenden Sie ähnliche Ausdrücke und Begriffe wie Ihr Gesprächspartner, um eine harmonische Ebene zu schaffen.
6. Empathie zeigen: Versetzen Sie sich in die Perspektive der anderen Person. Ein einfacher Satz wie „Ich kann nachvollziehen, warum das für Sie wichtig ist“ kann eine große Wirkung entfalten.

Rapport ist keine angeborene Fähigkeit, sondern eine Technik, die sich durch Übung und Achtsamkeit entwickeln lässt. Mit zunehmender Routine werden Ihre Gespräche natürlicher und Ihre Verbindungen zu anderen tiefer und produktiver.

Aber das war längst noch nicht alles …

Empathie zeigen: Wie man sich in andere hineinversetzt

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die emotionale Intelligenz.

Wer die Fähigkeit besitzt, die Gefühle und Bedürfnisse anderer zu erkennen und darauf einzugehen, schafft schneller eine Vertrauensbasis. Menschen schätzen Gespräche und Atmosphären, in denen sie sich gehört und wertgeschätzt fühlen. Das öffnet die Tür für einen „guten Draht“ und stärkere Überzeugungskraft.

Empathie beginnt mit aktivem Zuhören und der bewussten Entscheidung, die Perspektive des anderen einzunehmen.

Stellen Sie offene Fragen wie:

• „Was bedeutet das für Sie?“
• „Wie empfinden Sie die Situation?“

Achten Sie dabei nicht nur auf die Worte, sondern auch auf Tonfall, Haltung und weitere nonverbale Hinweise der anderen Person. Diese verraten oft mehr als das Gesagte.

Trainieren Sie Ihre Empathie, indem Sie regelmäßig reflektieren und überprüfen: „Wie würde ich mich an seiner/ihrer Stelle fühlen?“ Mit der Zeit wird diese Haltung zur zweiten Natur.

Vertrauen aufbauen: Strategien für nachhaltigen Rapport

Vertrauen entsteht durch Authentizität, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit. Beginnen Sie Gespräche offen, indem Sie eigene Gedanken oder Erfahrungen teilen. Geben Sie Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass er/sie Ihnen wichtig ist, indem Sie verbindliche Zusagen machen und diese konsequent einhalten.

Vermeiden Sie negative Manipulation oder unrealistische Versprechen – Menschen spüren schnell, wenn etwas nicht echt ist. Vertrauen ist ein Prozess, der durch kleine, kontinuierliche Schritte verfestigt wird. Jede positive Interaktion festigt die Beziehung.

Rapport im beruflichen Umfeld: Tipps für Führungskräfte

Für Führungskräfte ist eine solide Beziehungsebene entscheidend, um Teams zu motivieren und Konflikte zu vermeiden. Schaffen Sie eine Umgebung, in der Mitarbeiter sich sicher fühlen, ihre Meinungen zu äußern.

Setzen Sie klare Erwartungen, aber zeigen Sie gleichzeitig Verständnis für individuelle Bedürfnisse. Nutzen Sie Gespräche auch, um eine persönliche Verbindung zu gestalten. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur die Arbeit, sondern auch den Menschen dahinter sehen.

Ein einfacher Ansatz: Beginnen Sie Meetings mit einer wertschätzenden Bemerkung oder einem persönlichen Check-in. Dies lockert die Stimmung auf und fördert einen starken Rapport.

Erfahren Sie in darüber hinaus in unserem Beitrag, wie Sie kritische Sachverhalte wertschätzend und lösungsorientiert kommunizieren und dabei eine konstruktive Gesprächsatmosphäre schaffen.

Kundenkommunikation: Best Practices

Kundenkommunikation ist ein idealer Kontext, um Rapport aktiv zu nutzen. Beginnen Sie mit einer freundlichen und aufgeschlossenen Begrüßung, die sofort eine zieldienliche Atmosphäre schafft.

Zum Beispiel: „Schön, dass wir heute sprechen“, „Ich freue mich, Sie wieder zu sehen“ oder ein herzliches „Vielen Dank, dass Sie sich Zeit nehmen“.

Menschen lassen sich leichter von Personen überzeugen, die sie sympathisch finden – das ist ein psychologisches Grundprinzip.

Entdecken Sie weitere praktische Kommunikationstipps, die Sie sofort in Gesprächen, Meetings und schwierigen Situationen anwenden können, um Ihren Alltag zu erleichtern.

Bedürfnisse & Herausforderungen für einen „guten Draht“ nutzen

Versuchen Sie, die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Kunden zu verstehen, indem Sie gezielte Fragen stellen und aufmerksam zuhören. Aktiv zuzuhören bedeutet, nicht nur die Worte, sondern auch den Stimmungsabhängigen Gehalt des Gesagten wahrzunehmen. Es zeigt Wertschätzung, verstärkt das Vertrauen und gibt Ihnen wertvolle Hinweise auf die Anliegen Ihres Gesprächspartners.

Zeigen Sie Empathie, wenn Kunden Probleme oder Bedenken äußern, und bieten Sie individuelle Lösungen an. Wenn Sie einzelne Worte oder Sprachwendungen Ihrer Kunden gezielt übernehmen, wie zum Beispiel „Herausforderungen“ statt „Probleme“, signalisieren Sie, dass Sie aufmerksam zuhören und deren Perspektive schätzen.

Wichtig ist, dabei authentisch zu bleiben und nicht wie ein „Papagei“ zu wirken. Diese Herangehensweise baut eine echte Verbindung auf und steigert langfristig die Kundenzufriedenheit.

Rapport in der Online-Kommunikation

In der digitalen Welt ist die Beziehungsebene ebenso wichtig wie in persönlichen Gesprächen, erfordert jedoch angepasste Techniken. In der schriftlichen Kommunikation z. B. gibt es eine höhere Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse, da nonverbale Hinweise wie Gesichtsausdruck, Gestik und Stimmmodulation fehlen. Diese Elemente sind oft entscheidend, um den emotionalen Kontext einer Nachricht zu verdeutlichen, und ihr Fehlen kann leicht zu Fehlinterpretationen führen.

So gelingt‘s:

Nutzen Sie deshalb eine noch präzisere, freundliche Sprache und vermeiden Sie Fachjargon, der Missverständnisse hervorrufen könnte.

Reagieren Sie zeitnah auf Nachrichten und zeigen Sie durch individualisierte Antworten, dass Sie den Dialog schätzen. Gerade in der heutigen Zeit schätzen Menschen es besonders, wenn Antworten persönlich und klar erkennen lassen, dass sie von einem echten Menschen stammen und nicht von einer KI generiert wurden.

Ein weiterer Tipp: Nutzen Sie visuelle Elemente wie Emojis oder GIFs ausschließlich in informellen Kontexten, um die Kommunikation aufzulockern, ohne dabei den professionellen Ton zu verlieren.

In Video- oder Audioformaten können Sie durch eine professionelle, aber noch nahbare, herzliche Ausstrahlung punkten. Gute Tonqualität ohne Störgeräusche oder Rauschen ist dabei ebenso wichtig wie Augenkontakt durch die Kamera und ein einladendes Lächeln.

Auch angemessene Kleidung spielt eine Rolle:

Im Business gilt die Regel, dass man in Online-Meetings eine Spur legerer sein darf als in formalen Gesprächen. Dennoch zeigt eine passende Kleidung dem Gegenüber, dass man ihn/sie wertschätzt und sich die Mühe macht, sich entsprechend zu kleiden. Ein einladendes Lächeln rundet die herzliche Atmosphäre ab und fördert eine gute Verbindung.

Diese Faktoren tragen dazu bei, auch online einen guten Rapport zu gewährleisten.

Wie kann ich einen guten Rapport zu meinem Kunden erreichen?

Um einen guten Rapport zu Kunden sicherzustellen, ist es entscheidend, aufmerksam zuzuhören und sich in die Perspektive des Kunden einzufühlen. Zeigen Sie echtes Interesse an deren Anliegen und gleichen Sie deren Ausdrucksweise an, um Vertrautheit und Verständnis zu signalisieren.

Es ist entscheidend, Ihre Kunden noch besser zu verstehen und sich gezielt auf deren Kommunikationsstil einzustellen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mithilfe eines Persönlichkeitsprofils Ihre Kommunikation optimal gestalten können, lesen Sie unseren Artikel: Persönlichkeitsprofil – Wie kommuniziert man am besten. Dort finden Sie ergänzend wertvolle Einblicke, wie Sie Stärken, Schwächen und individuelle Präferenzen gezielt einsetzen können.“

Weitere Anregungen für die Übung von Rapport in der Praxis:

1. Beobachten Sie in Ihrem Umfeld – auf der Straße, in Restaurants oder bei Veranstaltungen –, ob zwischen den beteiligten Personen Rapport besteht. Achten Sie auf ihre Gestik, Haltung und den Tonfall.
2.  Gleichen Sie gezielt die Bewegungen und Gesten anderer Menschen an, um Rapport zu fördern. Achten Sie darauf, subtil und authentisch zu bleiben.
3. Üben Sie am Telefon, die Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke an die der anderen Person anzupassen. Hören Sie auf Lieblingsformulierungen und nutzen Sie diese bewusst im Gespräch.
4. Nehmen Sie die emotionale Stimmung Ihres Gegenübers auf (Pacing) und lenken Sie diese anschließend in eine positivere Richtung (Leading).
5. Trainieren Sie den Rhythmus von Pacing und Leading: Dreimal Pacing, dann ein sanftes Leading. Diese Technik hilft, eine Verbindung zu verstärken und Einfluss zu nehmen.
6. Nutzen Sie Small Talk, um Rapport herzustellen. Berücksichtigen Sie dabei die Persönlichkeit der anderen – manche Menschen bevorzugen tiefergehende Gespräche. Hier erfahren Sie die wichtigsten Tipps für einen gelungenen Small Talk.

Haben wir keinen Rapport, spricht man von „Mismatching“. Doch mit den oben genannten Techniken wird das sicher kein Thema mehr für Sie sein.

Häufige Fehler beim Aufbau von Rapport vermeiden

1. Zu starkes Spiegeln: Das Nachahmen von Gestik oder sprachlichen Mustern kann schnell aufgesetzt wirken, wenn es übertrieben wird. Halten Sie das Spiegeln subtil und authentisch.
2. Fehlende Authentizität: Versuchen Sie nicht, jemand zu sein, der Sie nicht sind. Menschen erkennen schnell, wenn Ihre Handlungen nicht mit Ihren Worten übereinstimmen.
3. Unaufmerksamkeit: Wenn Sie Ihr Gegenüber unterbrechen oder abwesend wirken, gefährden Sie die Beziehungsebene. Schenken Sie der anderen Person volle Aufmerksamkeit.
4. Fehlende Anpassungsfähigkeit: Gespräche scheitern oft, wenn Sie starr an Ihrem eigenen Stil festhalten und nicht flexibel auf die Bedürfnisse von anderen Menschen eingehen. Stimmen Sie Ton, Wortwahl oder Argumentationsweise auf die Situation ab, um eine echte, tragfähige Verbindung zu schaffen.

Fazit: Die wichtigsten Punkte für einen guten Rapport

Ein gelungener Rapport ist die Grundlage für erfolgreiche Kommunikation – sei es im persönlichen oder digitalen Bereich. Indem Sie typische Fehler vermeiden und sich auf die individuellen Bedürfnisse der Person einstellen, schaffen Sie Vertrauen und Verständnis.

Denken Sie daran: Es geht nicht um Perfektion, sondern um Authentizität, Interesse, Flexibilität und Empathie. Mit diesen Eigenschaften gestalten Sie Gespräche für beide Seiten gewinnbringend.

Sie möchten darüber hinaus einen guten Rapport für sich nutzen und schneller überzeugen?

Dann gönnen Sie sich doch direkt die Unterstützung durch einen erfahrenen Experten:

Sales Coaching

Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiterbringt.

Siehe auch: Argumentationstechniken, Beziehungsmanagement, Fragetechniken, Gesprächsführung, Modelle, Performance Check für Vertriebler, Rapport, Rüber-Modell, Sympathie im Vertrieb nutzen, Vertrieb, Vier-Ohren-Modell