Videokonferenzen professionell gestalten – Die 7 wichtigsten Tipps

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Videokonferenzen haben gerade wieder Hochkonjunktur. Da viele unserer Kunden Ihre aktuellen Geschäft gerade im Homeoffice über Videokonferenzen vorantreiben, stellt sich oftmals die Frage:

Wie kann ich mich auch Online durch Professionalität von den Wettbewerbern abheben?

Ich habe letzte Woche an einer großen Online-Veranstaltung mit eigentlich hochkarätigen Speakern teilgenommen. Dabei musste ich wirklich öfter schmunzeln. Denn es war für mich schon erstaunlich, wie unbedacht sich der ein oder andere Referent vor den über 800 Teilnehmern präsentierte.

Denn leider präsentieren wir, wenn wir sichtbar sind, nie nur einen Inhalt. Diese Referenten haben dadurch – womöglich unbeabsichtigt – die professionelle Wirkung reduziert.

Damit Ihnen das nicht passiert, lassen Sie uns nachfolgend einige einfache Regeln für professionelle Videokonferenzen näher anschauen.

Videokonferenzen professionell gestalten – Wie geht das?

1. Bildausschnitt professionell gestalten

In der Videokonferenz war es bei einem der Referenten besonders schlimm. Der Hintergrund wirkte eher wie ein unaufgeräumtes „Messi-Büro“ und eine Eiche rustikal Baumarkt-Lampe komplettierte leider den schlechten Gesamteindruck.

Es wird viel über Marken und Image gesprochen. Doch durch so einen unglücklichen Hintergrund vermasselte sich der Referent leider selbst die professionelle und wertige Wirkung.

Der beste Hintergrund für Videokonferenzen ist blau, grau oder grün. Sollten Sie nicht zufällig zuhause im Hintergrund eine solche Wandfarbe haben, ist das nicht kritisch. Klar, könnte man das bei Videokonferenzen auch technisch über einen virtuellen anderen Hintergrund lösen. Nach meinem Geschmack sieht das aber immer sehr künstlich und damit wenig hochwertig aus.

Deshalb ist auch bei Videokonferenzen Ihre gute Vorbereitung die halbe Miete. Kontrollieren Sie vorab Ihren Bildausschnitt und machen Sie einen Testlauf mit Kollegen.

Wenn Sie digitale Besprechungen organisieren ist die Vorbereitung noch wichtiger, denn da Videokonferenzen nichts Besonderes mehr sind, werden Ihnen hier technische Probleme, die man durch Vorbereitung hätte verhindern können, weniger verziehen.

2. Passendes Outfit – auch für Videokonferenzen

Es ist völlig in Ordnung, wenn Sie sich im Homeoffice, gemütliche Kleidung gönnen. Ob man sich mit Jog­ging­ho­se und Schlafanzug jedoch selber einen Gefallen tut ist fraglich. Dazu fällt mir immer der legendäre Spruch von Karl Lagerfeld ein:

„Wer eine Jogginghose trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.“

Achten Sie deshalb bei Videokonferenzen darauf, etwas bürotauglicheres zu tragen. Das muss bei internen Meetings weder ein Anzug noch eine Krawatte sein. Jedoch ist es ein Zeichen von Respekt dem anderen Gegenüber, wie Sie sich kleiden.

Bei Videokonferenzen mit Kunden überlegen Sie deshalb besonders kritisch, ob Ihre Kleidung als „Verpackung“ dem wertvollen Input den Sie weitergeben und Ihrem Image, gerecht wird.

Es gibt gute Gründe dafür, dass die Einkaufstüten bei Discountern eine andere Qualität, als die Verpackung einer Prada Tasche haben. Denn über die Verpackung wird immer auch ein Wert transportiert.

Zudem sehen Sie auch bei seriösen Fernsehmoderatoren, dass diese mit schrillen Mustern und auffälliger Kleidung sparsam umgehen. Denn auf dem Monitor wirkt das unruhiger als im direkten Kontakt und sorgt für Ablenkung. Auch das können Sie für Ihren Gesamteindruck per Video berücksichtigen.

3. Ordentlicher Desktop-Bildschirm

Da Sie in den Videokonferenzen womöglich mit Ihren Kunden auch über Desktop-Sharing Dateien teilen und Ihr Desktop hierbei sichtbar wird, gehört es auch zur Professionalität, dass sie hier im Vorfeld Ordnung schaffen. Denn ein unaufgeräumter Desktop strahlt nicht gerade Professionalität aus.

Außerdem tun Sie sich damit selber auch einen Gefallen. Die „Jansen-Kenner“ sind sicher mit einer der Lieblingsstrategien von Ralf Jansen 😉 vertraut:

„Von äußerer Ordnung zur inneren Ordnung“

4. Reizüberflutung minimieren

Videokonferenzen mit vielen Menschen sind alleine deshalb oft anstrengender, da die Hintergrundgeräusche ungefiltert übertragen werden und es Rückkopplungen geben kann. Das hat mit den Mikrofonen der Videokonferenzsysteme zu tun, die alle Geräusche um Sie herum (Straßenlärm, Radio, Haustiere, Handygeräusche, Gespräche im Hintergrund etc.) ungefiltert aufnehmen. Der Raum sollte aus diesem Grund auch auf keinen Fall hallen!

Das bedeutet zum Beispiel auch, dass Sie Gläser, Kaffeetassen & Co. nicht ständig in die Hand nehmen und wieder hinstellen! Auch dieser dabei entstehende Geräuschpegel kann richtig nerven!

Vermeiden Sie ausladende Gesten, bleiben Sie ruhig am Platz sitzen und wandern Sie nicht mit transzendentalem Blick durch den Raum oder verlassen diesen ständig 😉.

Das ist nicht nur nervig, sondern wirkt sich auch auf die wahrgenommene Qualität der Videokonferenz aus. Schalten Sie deshalb auch Ihre Mikrofone aus, wenn Sie keinen aktiven Beitrag haben. Erinnern Sie als Führungskraft auch immer wieder die Teams daran.

Sie haben sicher auch schon erlebt, dass gerade Ihr Video häufiger pixelig aussieht und Audioverzögerungen aufweist. Oft liegt das daran, dass gerade so viele in Ihrer Umgebung zuhause das Internet nutzen. Checken Sie auch deshalb im Vorfeld rechtzeitig Ihre Internetgeschwindigkeit.

5. Teilnehmer

Es ist gerade so verführerisch viele Menschen in Meetings einzuladen. Sofern Sie jedoch genug Nähe zu Ihrem Team haben – sehen Sie sich dazu gerne auch unseren Newsletter vom 24. März 2020 an – halten Sie die Teilnehmerzahl auch in Videokonferenzen so klein wie möglich. Denn die Forschung belegt immer wieder, dass Meetings mit mehr als 8 Teilnehmern kaum noch effizient sind.

6. Didaktische Gestaltung

Da Videokonferenzen von vielen anstrengender wahrgenommen werden, als physische Meetings, ist es besonders wichtig, hier respektvoll mit der Zeit und der Energie von anderen Menschen umzugehen.

Denn was viele nicht wissen: Die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen Formaten ist deutlich reduzierter, im Vergleich zu „normalen Situationen“

Stellen Sie bei Kundenmeetings übergroße Namensschilder – eventuell vielleicht sogar ergänzt mit der Funktion des Teilnehmers – gut sichtbar auf, wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen.

• Achten Sie deshalb umso mehr darauf, dass die Anliegen kurz und knackig formuliert werden, damit die Videokonferenzen nicht unnötig viel Zeit kosten.
• Verhindern Sie deshalb unstrukturierte „Laberzeit“ oder Beiträge, die offensichtlich nur der Selbstdarstellung dienen.
• Stellen Sie sich auch hier die Kernfrage wie immer zu allererst:
  
  Wofür ist das Meeting notwendig (Rechtfertigung des Aufwands) &
  was erwarte ich für ein Ergebnis (Zielsetzung)?
• Damit für alle Teilnehmer die Videokonferenz so effizient wie möglich abläuft gelten auch hier die klassischen Regeln von effektiven Meetings. D. h. es sollte einen Moderator geben, eine Agenda, die im Vorfeld versendet wird und im Anschluss die nötige Nachbereitung.
• Sie erhalten in den Videokonferenzen bessere Ergebnisse, wenn Sie auch dafür sorgen, dass sich in Meetings eher zurückhaltende Personen auch beteiligen. Das erreichen Sie, indem Sie durch gute Fragen das Meeting lenken und auch bei Ihren Beiträgen den anderen mehr Zeit als im persönlichen Gespräch zur Beantwortung geben. Durch die leichte Verzögerung in der Übertragung sind diese Pausen extrem wichtig.
• Dazu gehört auch, dass Sie im Auge behalten, falls sich Einzelne in inhaltlichen Diskussionen verzetteln, die einfach und schneller bilateral oder in einem kleineren Kreis besprochen werden können. Sofern die Diskussionen vom Thema abschweifen, erleben dies unbeteiligte Personen schnell als Zeitverschwendung.
• Was dann oft passiert kennen Sie:
  Sie laden dann selber während der Videokonferenz noch zum Multitasking ein.
  D. h. die Gefahr bei virtuellen Meetings ist noch größer, da es so verlockend ist, gleichzeitig noch nebenher Mails zu bearbeiten und sich anders abzulenken.
  Im Ergebnis sind irgendwann alle Teilnehmer genervt, da man es auch über das Video merkt, wenn die Aufmerksamkeit verloren geht.
• Streng genommen ist die wichtigste Zeit bei einem Meeting, die Zeit nach einem Meeting.
  Denn durch ein Meeting sollen ja abgestimmte Handlungen, Aktivitäten etc. erfolgen. Sie steigern die Umsetzung nach Videokonferenzen deutlich, wenn Sie die Ergebnisse nach jedem Tagesordnungspunkt zusammenfassend für alle noch einmal laut festhalten und sehr zeitnah die Zusammenfassung der To-dos forcieren.

7. Geheimrezept für Videokonferenzen

Auch bei Videokonferenzen macht die „Dosis das Gift“.

Denn auch zu viele Videokonferenzen verhindern gute Ergebnisse. Zudem steigt die Arbeitszufriedenheit, wenn man sich selber produktiv erlebt und am Stück mal Dinge „wegschaffen kann“. Das geht auch Ihren Mitarbeitern so.

Das Geheimrezept ist deshalb auch hier, eine gute „Dosis“ der Menge von Videokonferenzen und eine kluge Auswahl der jeweiligen Teilnehmer zu etablieren.

Schauen Sie sich ergänzend dazu auch gerne unsere „Checkliste Videokonferenzen“an.

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Siehe auch: Digitale Besprechungen, Effektive Meetings, Kritikpunkte Meetings, Meeting, Videokonferenz, Videokonferenzen