Was tun, wenn Vorgaben nicht umgesetzt werden

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Was tun, wenn Vorgaben nicht umgesetzt werden?

Führung wäre ja einfach, wenn alle permanent das tun würden, was sie sollen. Aber ist das in Ihrer Realität als Führungskraft der Fall? Wahrscheinlich nicht, und das ist auch unsere Erfahrung aus über 30 Jahren Arbeit mit Führungskräften. Lassen Sie uns heute ausführlich darüber sprechen, was Sie tun können, wenn Ihre Vorgaben nicht immer wie gewünscht umgesetzt werden.

Sie erhalten eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie vorgehen können, anstelle zu viel selber zu erledigen oder eine Abmahnung zu erteilen.

Die Herausforderung

Viele Führungskräfte geraten in die Zwickmühle, wenn ihre Vorgaben nicht befolgt werden. Manche denken sofort an eine Abmahnung, andere versuchen, tiefer in die Abläufe der Teams einzutauchen. Doch beides sind oft nicht die optimalen Lösungen. Ergänzend erzählen uns manche Führungskräfte in unseren Workshops, dass sie aufgrund der vielen Aufgaben keine Zeit hatte, ihre Teams genauer zu beobachten.

Dies führte mich zur Frage:

Was können Sie tun, wenn Ihre Vorgaben nicht umgesetzt werden?

1. Die Vorbereitung

Wie bei vielen Dingen im Leben ist die Vorbereitung das A und O. Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, ist es wichtig, sich innerlich klar zu machen, was Sie mit den Gesprächen und Maßnahmen erreichen wollen. Diese innere Klarheit gibt Ihren Handlungen die nötige Kraft.

Klare Ziele setzen

In einem konkreten Fall hatte eine Führungskraft eine klare Vorgabe, die eine große Hebelwirkung auf den Erfolg haben sollte. Doch die Klarheit darüber, wofür diese Vorgabe eigentlich gut ist, fehlte. Als ich nachfragte, wurde deutlich, dass die Führungskraft selbst nicht genau wusste, warum die Vorgabe wichtig war. Diese Unklarheit kann leicht zu Problemen führen. Daher ist es entscheidend, dass Sie als Führungskraft Ihre Ziele klar definieren und wissen, was Sie mit Ihren Vorgaben erreichen wollen.

Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich vor, eine Führungskraft gibt vor, dass alle Teamleiter wöchentlich detaillierte Berichte über ihre Fortschritte einreichen sollen. Die Führungskraft erklärt jedoch nicht, warum diese Berichte so wichtig sind. Ohne dieses Verständnis fehlt den Teamleitern die Motivation, diese Aufgabe ernst zu nehmen. Sobald die Führungskraft aber klar macht, dass diese Berichte dazu dienen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Ressourcen effizienter zu verteilen, wird der Sinn hinter der Aufgabe verständlicher und die Bereitschaft zur Umsetzung steigt.

2. Nicht verhandelbare Punkte

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Klarheit darüber, dass bestimmte Vorgaben nicht verhandelbar sind. Dies sollte jedoch gut durchdacht sein. Nicht immer ist es sinnvoll, starr an einer Vorgabe festzuhalten, ohne den Dialog mit dem Team zu suchen. Es kann durchaus angebracht sein, sich mit den Teams abzustimmen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Dialog fördern

In der heutigen Arbeitswelt ist es oft sinnvoll, den Dialog zu fördern. Wenn Teams verstehen, warum bestimmte Vorgaben wichtig sind, und sie in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese Vorgaben auch umgesetzt werden. Ein offener Dialog kann zudem wertvolle Einblicke geben und mögliche Hindernisse aufdecken.

Beispielhafte Umsetzung

Eine Führungskraft stellt fest, dass ein bestimmter Arbeitsprozess nicht wie gewünscht umgesetzt wird. Statt sofort Maßnahmen zu ergreifen, setzt sie sich mit dem Team zusammen und fragt nach den Gründen. Dabei stellt sich heraus, dass es technische Proleme gibt, die die Umsetzung erschweren. Durch den Dialog kann die Führungskraft gezielte Unterstützung anbieten und gemeinsam mit dem Team Lösungen erarbeiten.

Wenn Sie wissen möchten, wie das genau geht, dann ist dieses Video genau das Richtige für Sie:

Vorteile des Video-Anschauens:

• Anschauliche Beispiele: Erhalten Sie Einblick in realistische Szenarien und Erfolgsgeschichten aus der Praxis
• Praktische Tipps: Das Video bietet konkrete Strategien, wie Sie in dem Gespräch vorgehen können.
• Direkte Anleitung: Erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Empfehlungen, die sich in der Praxis bewährt haben.
• Visuelle Darstellung: Komplexe Inhalte werden durch visuelle Darstellungen greifbarer und leichter verständlich.

Das Video ist nicht nur eine Ergänzung zu diesem Blogbeitrag, sondern ein eigenständiges Lernangebot, das Ihnen hilft, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

3. Die Gespräche führen

Nun zu den Gesprächen. Eine Führungskraft wollte ihre Teams begleiten und deren Arbeit beobachten. Ich riet davon ab, da dies oft zu vielen Erklärungen und Diskussionen führt, ohne dass die eigentlichen Probleme gelöst werden. Stattdessen sollten Sie als Führungskraft klare Gespräche führen, in denen Sie Ihre Erwartungen deutlich machen.

Doch was gilt es hierbei zu beachten?

1. Rapport aufbauen

Gespräche beginnen oft mit dem Aufbau eines guten Rapports. Das bedeutet, eine vertrauensvolle Basis zu schaffen, auf der weitere Kommunikation stattfinden kann. Wenn Sie unsere Videos kennen, wissen Sie, dass dies ein wichtiger Schritt ist. Erfahren Sie in diesem Beitrag Tipps für einen guten Rapport, wie Sie diesen guten Draht aufbauen können.

2. Problem- und Erwartungsbewusstsein schaffen

Oft fehlt den Teams das Bewusstsein für die Probleme und Erwartungen. Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, dies klar zu kommunizieren. Machen Sie deutlich, warum eine Vorgabe wichtig ist und welche Konsequenzen es hat, wenn sie nicht umgesetzt wird. In diesem Video erfahren Sie, wie Ihnen ein optimales Erwartungsmanagement gelingt.

Konkretes Beispiel

Ein Team soll eine neue Software einführen, aber es gibt Widerstände. Die Führungskraft erklärt in einem Meeting, dass die neue Software die Effizienz steigern und die Arbeitsbelastung langfristig reduzieren wird. Sie zeigt konkrete Beispiele und Daten, die diese Vorteile untermauern. Durch diese klare Kommunikation wird das Team sensibilisiert und die Bereitschaft zur Umsetzung erhöht.

3. Unterstützung anbieten

Abhängig von der Erfahrung und den Fähigkeiten Ihres Teams kann es sinnvoll sein, gemeinsam Wege zur Umsetzung zu erarbeiten oder klare Vorgaben zu machen. Unterstützung und klare Kommunikation sind hier der Schlüssel.

Unterstützung in der Praxis

Eine unerfahrene Mitarbeiterin soll ein komplexes Projekt leiten. Die Führungskraft bietet ihr regelmäßige Coachings und Schulungen an, um sie zu unterstützen. Gleichzeitig gibt sie klare Meilensteine vor, an denen sich die Mitarbeiterin orientieren kann. Diese Kombination aus Unterstützung und klaren Vorgaben hilft der Mitarbeiterin, das Projekt erfolgreich zu managen.

4. Prioritäten setzen und überprüfen

Manchmal ist es notwendig, alte Tätigkeiten zu hinterfragen und Prioritäten neu zu setzen. Tätigkeiten, die früher sinnvoll waren, können heute überflüssig sein. Besprechen Sie mit Ihrem Team, welche Aufgaben weiterhin wichtig sind und welche möglicherweise gestrichen werden können.

Tätigkeiten hinterfragen

In vielen Teams gibt es Tätigkeiten, die sich im Laufe der Zeit eingeschlichen haben, aber nicht mehr notwendig sind. Eine regelmäßige Überprüfung dieser Tätigkeiten kann helfen, Ressourcen freizusetzen und den Fokus auf wichtige Aufgaben zu lenken.

Beispielhafte Umsetzung

Ein Team führt seit Jahren manuelle Berichte für einen bestimmten Prozess. Durch die Einführung eines neuen Systems sind diese Berichte überflüssig geworden. Die Führungskraft hinterfragt die Notwendigkeit dieser Berichte und beschließt, sie abzuschaffen. Dies spart dem Team wertvolle Zeit, die in wichtigere Projekte investiert werden kann.

Zwischenziele vereinbaren

Vereinbaren Sie erste Zwischenziele, um die Fortschritte zu überprüfen. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und diskutieren Sie, was gut geklappt hat und wo noch Verbesserungen nötig sind. Dies fördert die kontinuierliche Entwicklung und Anpassung Ihrer Vorgaben.

Praxisbeispiel

Ein Projekt soll in mehreren Phasen umgesetzt werden. Die Führungskraft setzt mit dem Team klare Zwischenziele und überprüft regelmäßig den Fortschritt. Dabei werden Erfolge gefeiert und Herausforderungen gemeinsam angegangen. Diese regelmäßigen Überprüfungen helfen, das Projekt auf Kurs zu halten und notwendige Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass klare Vorbereitung, Kommunikation und Unterstützung die Schlüssel sind, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgaben umgesetzt werden. Schaffen Sie ein Problembewusstsein und bieten Sie Unterstützung, wo nötig. Setzen Sie klare Prioritäten und überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt. So werden Sie als Führungskraft erfolgreich Ihre Ziele erreichen.

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Siehe auch: Kritik, Kritikgespräche