Zeitmanagement – Tipps im Umgang mit „Zeitdieben“

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Sind Sie im Umgang mit Ihrer Lebenszeit konsequent?

Wenn Sie Erfüllung im Job und im Privatleben finden möchten, geht es auch um die Frage Ihrer Konsequenz.

Was aber macht es so schwer, sich Ziele und immer wieder Prioritäten zu setzen und sich konsequent daran zu halten?

In unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement® schildern uns die Teilnehmer, welche „Zeitdiebe“ Ihnen das Leben schwer machen.

Die nachfolgende Übersicht über die häufig genannten „Zeitdiebe“, haben wir für Sie als heutige Inspiration zusammengestellt. Erfahren Sie hier mehr zum Thema „Zeitdiebe“, damit Sie mit dem geringstmöglichen Aufwand die besten Ergebnisse erzielen können.

„Zeitdiebe“ vermeiden

Nachfolgend finden Sie für Ihr persönliches Zeitmanagement einige Tipps zu den wesentlichsten „Zeitdieben“:

1. Unklare Zielsetzung und/oder
 mangelnde Motivation, Aufschieberitis oder Unentschlossenheit und/oder
 fehlende bzw. mangelnde Selbstdisziplin

   • Setzen Sie sich Ziele!
     (vgl. Abschnitt „Die Methodik der Zielsetzung“)
     
   • Setzen Sie sich kleine und überschaubare Aufgabenziele während des Tages.
   • Machen Sie sich bewusst, was passiert, wenn Sie die Aufgabe weiterhin aufschieben. Sollte „nichts“ passieren, dann streichen Sie die Aufgabe aus Ihrer ACL (Aufgabenliste).

2. Social Media

   • Sofern Social Media für die Erreichung Ihrer Ziele Bedeutung hat:
     Geben Sie sich für Social Media ein Zeitlimit und überlegen Sie sich genau, welche Aktivitäten Sie innerhalb dieses Budgets erledigen wollen. Ist die Zeit verstrichen, sollten Sie genau dann die Aktivität erledigt haben.

3. Keine Prioritäten

   • Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben wenn es mehr als 20-30 „unerledigte“ sind.
   • Priorisieren Sie nach einem klaren Regelwerk.
   • „Drücken“ Sie sich nicht davor, eine Rangfolge Ihrer wichtigsten Aufgaben vorzunehmen.

4. Versuch, zu viel auf einmal zu tun

   • Machen Sie sich bewusst, dass wir keine zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen können, ohne Gefahr zu laufen, weder effektiv noch effizient zu sein.
   • Konzentrieren Sie Ihre Energien auf eine Aufgabe und streben Sie immer an, eine begonnene Aufgabe schnellstmöglich abzuschließen.

5. Keine Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten

   • Führen Sie eine Aktivitäten-Check-Liste (ACL)!

6. Überhäufter Schreibtisch und/oder schlechte Selbstorganisation und/oder 
schlechtes Ablagesystem und/oder
 Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen etc.

   • Berücksichtigen Sie die Tipps aus unserem Beitrag „Optimale Arbeitsplatzorganisation“.

7. Papierkram, Lesevorgänge und „massig“ E-Mails

   Sofern es Sie interessiert, wie Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen, berücksichtigen Sie die Zeitmanagement-Tipps aus dem Beitrag „Umgang mit der Informationsflut“.

8. Telefonate

   • Fassen Sie sich selbst kurz am Telefon.
   • Bereiten Sie Gespräche vor.
   • Hören Sie gut zu und machen Sie deutlich, wie lange Sie telefonieren wollen.
   • Lassen Sie sich nicht auf „Rückrufspiele“ ein; machen Sie deutlich, wie Sie entscheiden oder handeln werden, wenn Sie bis zum Termin X nichts gehört haben.
   • Vereinbaren Sie – wann immer möglich – Telefontermine.

9. Unangemeldete Besucher

   • Legen Sie fest, welche Besucher Sie auch ohne Anmeldung sprechen können.
   • Teilen Sie allen anderen Besuchern höflich aber bestimmt mit, dass Sie sich jetzt keine Zeit für sie nehmen können und bitten Sie um eine Terminabsprache.

10. Meetings

    • Bestehen Sie auf eine Tagesordnung mit Priorisierung und zeitlichem Rahmen.
    • Beginnen und beenden Sie selbst Besprechungen zum angegebenen Zeitpunkt.
    • Bereiten Sie sich auf Ihre Besprechungen vor und sprechen Sie unvorbereitete Teilnehmer höflich aber bestimmt darauf an; vereinbaren Sie für alle gültige Spielregeln.
    • Führen Sie eine Karte ein, mit der ein Teilnehmer anzeigen kann, dass er mit der Meinung des Sprechers übereinstimmt und deshalb auf weitere monologisierende Argumentationen verzichtet werden kann.
    • Bereiten Sie Karten vor, um den Teilnehmern nach gewissen Zeitabständen zu signalisieren, welche Opportunitätskosten bereits durch das Meeting entstanden sind.

    Weitere Zeitmanagement Tipps für Meetings finden Sie hier: 10 Regeln für effektive Meetings

11. Privater Schwatz; zu viele „persönliche“ Beziehungen

    • Private Gespräche gehören zum Betriebsalltag; zeigen Sie jedoch deutlich an, wenn Sie denken, dass Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt Zeit verlieren.

12. Wartezeiten

    • Vermeiden Sie Wartezeiten durch bessere Organisation.
    • Unvermeidbare Wartezeiten sollten Sie für Ihre persönliche Entwicklung nutzen: Praktizieren Sie Mentaltraining, denken Sie über ein bestimmtes Problem nach oder nutzen Sie Wartezeiten einfach für Ihre Entspannung.

13. Ineffektive Delegation

    • Delegieren Sie künftig immer nach der 6-W-Regel: 
Wer (Delegationsempfänger) macht was (Aufgabe), warum (Begründung für das wer und was) bis wann (Zwischen- und Abschlusstermine), wie (Art und Weise der Aufgabenausführung) und womit (Ressourcen)?

Es geht immer darum, wie Sie in der modernen Business-Welt mit dem wertvollsten Gut Zeit bestmöglich umgehen.

Weitere konkrete Lösungen für Ihr effizientes Zeitmanagement erhalten Sie in unserem Seminar Kinetisches Zeitmanagement®:

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Damit Sie auf den Punkt genau die Unterstützung erhalten, die Sie weiter bringt.

 

 

Siehe auch: Kinetisches Zeitmanagement, Performance Coaching, Selbstmanagement